Не пропускать важного – не хранить лишнего

Автор: . Рубрика: Работа с информацией. Опубликовано: 29.05.2009, 13:59.

Мы уже обсуждали издержки, к которым приводит привычка при работе с информацией полагаться только на интернет-поиск: повторный поиск определенной информации обходится намного дороже ее хранения. Впрочем, обратный подход также чреват потерями времени: если запихивать в свою базу знаний все, что вас зацепило – без ясного понимания, как вы это используете в будущем – довольно скоро вы не сможете вспомнить ни одного конкретного текста, ради которого следует тратить усилия на архивацию базы.
Давайте попытаемся поискать «золотую середину» – и «сконструируем» технику работы с информацией, основанную на принципе: «Не пропускать ничего важного – не хранить ничего лишнего».

Нам понадобятся:

  • аккаунт в онлайновом RSS-ридере Google Reader (если вы его не имеете – зарегистрируйтесь по адресу: www.google.com/reader/, либо используйте уже имеющийся логин и пароль почтового сервиса Google Gmail);
  • бесплатный браузер Mozilla Firefox (русскоязычную версию браузера можно скачать здесь: http://www.mozilla-russia.org/);
  • пять расширений к Firefox: DapperFox, Google Reader Watcher, NewsFox, Scrapbook и Wired-Marker (можно найти, воспользовавшись строкой поиска здесь: http://addons.mozilla.org).

Память – не резиновая

Многие пользователи стремятся объединить разнородные сведения в одной программе либо в одном интернет-сервисе. Решение разумное, дающее, как это модно сегодня говорить, синергетический эффект экономии времени. Однако, когда объем базы знаний превышает определенный предел, начинают сказываться естественные ограничения человеческой памяти.

До поры до времени пользователь облегчает себе жизнь с помощью сортировки информации по разделам, снабжения ее тегами, пометками-«флагами», аннотациями и т.п. Но проходит время, человек открывает редко используемый тег и обнаруживает, что за пять прошедших лет тот был присвоен тысячам публикаций. Пользователю остается честно признаться себе, что он легкомысленно раздавал этот тег налево и направо, рассчитывая когда-нибудь с его помощью отыскать за пять секунд, например, имя второго мужа племянницы главного парикмахера первой собаки английской королевы. Точно так же со временем оказываются бесполезны и аннотации (пользователь едва помнит даже написанные вчера), и «флаги» (такие события, как мировой кризис, разом лишают актуальности прежние пометки «важно» и «очень важно»)…

Лично я нашел выход из этой ситуации, разделив свою базу знаний на три неравные части. Стартовая – хранится в Google Reader, промежуточная и финишная – на моем ПК. При этом первая – в десятки раз превышает вторую и третью, вместе взятые. Но главный принцип заключается в том, что стартовая и финишная базы имеют одинаковую и предельно простую структуру (пять-семь, максимум десять одноименных тематических разделов), а в промежуточной базе происходит преобразование тематической структуры новостей в структуру, привязанную к задачам.

Таким образом, предлагаемая техника позволит вам развести по времени три важнейших операции по работе с информацией:
а) тематическую каталогизацию;
б) привязку к конкретным задачам;
в) определение важности и востребованности информации в будущем.

Тем самым резко снижается риск ошибок при работе с информацией. Ведь, встретив важный факт интересующей нас тематики, мы далеко не всегда можем с ходу сказать, в какой задаче его используем (может, сама задача еще не родилась). И, тем более, мы не можем быть уверены, что факт не устареет в свете завтрашних новостей. Между тем, существующие веб-сервисы и настольные программы зачастую заставляют нас расставлять все точки над «i» (теги, рубрики и т.д.), не отходя от кассы…

Кроме того, описанная в этой статье техника дает возможность выполнять каждую операцию в разное время и в разном, естественном для этой операции, темпе. А также переключаться с одной операции на другую, учитывая текущее настроение, интерес, степень усталости и т.п.

Наконец, разделение информационных баз позволяет предельно упростить структуру каждой из них – и без усилий держать эту структуру в голове.

А теперь давайте рассмотрим все этапы работы с информацией по порядку и в деталях.

Шаг первый: количественный фильтр

Итак, после регистрации в Google Reader наполните его контентом: добавьте RSS-ленты интересующих вас новостных и аналитических сайтов.

Если же сайт не имеет такой ленты (ее по сей день лишены многие ресурсы, особенно – аналитические и предоставляющие уникальный контент для узких специалистов) – вам не составит труда сконструировать ее самому с помощью Dapperfox (расширения браузера Firefox). Всего пять простых действий – и сервис Dapper.net превратит в RSS-ленту практически любую регулярную текстовую структуру на веб-странице (будь то раздел новостей, статей, сообщения на форуме и т.д.).

Вставьте сформированный RSS-фид в Google Reader – и вы начнете автоматически получать анонсы всех добавляемых на эту страницу новостей и статьей (при определенных усилиях благодаря сервису вы можете получать и новости целиком, без необходимости открывать в браузере страницу с их полным содержанием).

Если вы опасаетесь, что все ваши двадцать (тридцать, пятьдесят) интернет-источников, включенных в GoogleReader, могут упустить из виду какие-то важные события, тенденции, идеи – тогда поставьте на мониторинг важнейшие СМИ и блогосферу. Это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Выберите ключевые слова, определяющие ваши наиболее актуальные в данный момент интересы. Например: «бренд-менеджмент», «интернет-маркетинг» и др. (чтобы отфильтровать информационный «мусор», тщательно подбирайте ключевые слова, а также используйте язык поисковых запросов). Затем проведите поиск с помощью новостного сервиса http://news.google.com и сервиса поиска по блогам http://blogsearch.google.com. Оба они умеют формировать RSS-ленту поисковых результатов (маленький секрет: запрос в Google News набирайте… транслитом! Он правильно переведет его на русский и подберет правильные новости и, что самое главное, сформирует правильный RSS-адрес, понятный «Гугл ридеру»). Воспользовавшись этими лентами, вы будете в курсе самых свежих обсуждений вашей темы в ведущих русскоязычных СМИ стран СНГ и в блогах. Если у вас есть запас времени для анализа дополнительных поисковых результатов – можете также вставить в Google Reader поисковую ленту сервиса http://blogs.yandex.ru. Как показывает опыт, поиск по блогам Яндекса и Гугла в чем-то пересекается, но в чем-то и различается.

Таким образом, вы будете выгребать из интернета информацию достаточно широким «тралом». При этом хаотичный и пожирающий время веб-серфинг будет сведен к минимуму: с основной массой профессиональной информацией вы сможете работать в окне GoogleReader. Если же в минуты серфинга вы таки встретите на новом ресурсе ценную для себя новость, статью – ее также можно добавить в общую базу GoogleReader.

Для этого загляните в раздел «Ваши материалы – Примечания» GoogleReader и перетащите на панель закладок браузера кнопку «Примечание в Reader». Когда вам встретится в интернете интересная статья, можете выделить ее мышкой и нажать на эту кнопку: статья будет скопирована в Google Reader под выбранным вами тегом. Можете даже снабдить ее своим текстовым комментарием (но это не обязательно). Единственный совет: если вы используете замечательное расширение безопасности для Firefox – NoScript (а его использует всякий разумный пользователь этого браузера) – отключайте его на копируемой странице – иначе оно заблокирует эту вполне безобидную операцию.

Давайте подытожим выигрыши от включения в нашу схему онлайнового агрегатора Google Reader:

1. Консолидация первичных информационных потоков в одном окне, в котором можно в быстром темпе знакомиться с сутью сообщений, легко переключаясь между источниками, по необходимости прерывая работу и возвращаясь к ней в другое время и в другой день.

2. Встроенная в Google Reader проверка статистики чтения, которая поможет быстро избавляться от неактуальных RSS-лент, только засоряющих ваше информационное пространство и усложняющих поиск в нем.

3. Снижение нагрузки на ПК. Если вы будете читать свои многочисленные RSS-ленты в настольном RSS-ридере вместо онлайнового, то уже через несколько месяцев почувствуете, что компьютер притормаживает.

4. Быстрый встроенный поиск по всем источникам и по каждому из них в отдельности. Впрочем, поиск Google Reader, скорее всего, пригодится вам лишь время от времени, в исследовательских целях, поскольку вся важная информация будет храниться на вашем ПК.

Шаг второй: тематический фильтр

Технически этот шаг очень прост: нужно создать в Google Reader набор тематических тегов. Их должно быть немного: пять-семь, максимум десять тегов-рубрик, исчерпывающе описывающих ваши основные профессиональные интересы (к примеру: «менеджмент», «маркетинг», «финансы», «персонал», «логистика», «производство»). Однако подбирать теги следует с особой тщательностью. Возможно даже, что на осмысление круга ваших истинных интересов потребуется не один день. Небрежность и спешка на этом этапе приведут к тому, что вы будете вынуждены по ходу работы вводить новые теги, усложнять их структуру – и со временем столкнетесь со всеми прелестями рукотворного неуправляемого информационного взрыва.

Что делать с тегами? Каждый раз, когда вы встречаете новость, которую вполне можно использовать в работе (например, в качестве примера успешного чужого опыта – для улучшения бизнес-процессов в вашей собственной компании) – присваивайте этой новости один из созданных тегов. Впоследствии, открыв любой из тегов, вы сможете просмотреть отобранные по данной теме сообщения. Таким образом, вскоре внутри гуглридеровского потока у вас начнет формироваться компактное рабочее информационное ядро.

Шаг третий: фильтр задач

Многие пользователи ограничивают создание своей базы знаний двумя предыдущими шагами: для них вполне достаточно возможностей, которые предоставляет Google Reader. Но если ваш информационный поток велик (а у профессионала он всегда велик), то управлять им с каждым днем будет все сложнее. Главная проблема заключается в том, что новости нужно привязывать не только к интересующим вас темам, но и к вашим практическим задачам.

К примеру, вы поместили новость в тематический поток «маркетинг» – но, по большому счету, ее также следовало бы пометить тегами «переслать заму» и «огласить на совещании». А соседнюю новость – снабдить тегами «перепроверить через месяц», «использовать в отчете» и т.д. Если этого не делать, то уже через две недели вы не вспомните, а для чего, собственно, сохраняли данную новость. Проблема в том, что если добавлять подобные «теги задач» прямо в Google Reader – то вам будет очень сложно оперировать двумя разнородными структурами тегов в одном окне (я пробовал – не советую). Лучше назначать «теги задач» где-нибудь в другом месте. Благо, Google Reader позволяет сделать публичной любую подборку новостей, собранных под любым тегом – и тем самым превратить ее в RSS-поток, доступный извне. Понятие «публичный» в данном случае условно: если вы не сообщите никому этот RSS-адрес – никто другой и не будет им пользоваться. Он вам пригодится самому. 🙂

Вставьте адреса ваших подборок в RSS-агрегатор NewsFox – и сформированные в Google Reader тематические потоки («маркетинг», «менеджмент», «финансы» и т.д.) будут автоматически поступать на ваш ПК. Вы получите на своем ПК полную копию тематических подборок, уже сформированных вручную в Google Reader. В NewsFox вы будете повторно просматривать те же самые новости, но совсем под другим углом: с точки зрения практических задач. Создайте в NewsFox пять-семь, максимум десяток т.н. «бирок» (аналогов тегов), соответствующих типичным задачам, к которым вы применяете информацию. Например: «информация к размышлению», «аргумент для клиентов», «обсудить с коллегами», «вставить в отчет», «опубликовать в блоге» и т.д.

Может показаться, что при повторном чтении работа замедлится вдвое. На самом же деле вы получите значительную экономию времени и сил. Ваш мозг, освобожденный от необходимости управлять сложной многомерной структурой тегов, сможет сосредоточиться на сути аналитических и новостных сообщений. Раздельное назначение тегов в Google Reader и NewsFox за счет своей однородности превращается в простую рутинную операцию, для качественного выполнения которой достаточно беглого взгляда на сообщение. Время внимательного чтения «с маркером в руке» придет позже, на пятом шаге описываемой техники…

Существенная деталь: поскольку информационный поток на входе в NewsFox будет на порядки меньше, чем на входе в Google Reader, вы можете не опасаться замедления работы компьютера. Особенно если вы ограничите время хранения новостей в NewsFox сроком в полгода или год: за это время и «тормоза» точно не успеют возникнуть, и помеченная информация найдет применение.

Если же у вас периодически возникают оперативные информационные потребности – создавайте для них в NewsFox т.н. «поисковые группы». Например, тот, кто следит за развитием мирового кризиса, может создать группу с ключевыми поисковыми запросами «кризис», «Бреттон-Вуд», «ипотека» и т.п. В эту группу NewsFox будет автоматически складировать все новости, содержащие данные ключевые слова. Это, кстати, дополнительно поможет вам «отмониторить» актуальные факты, на которые вы не обратили внимания при беглом чтении в Google Reader.

Шаг четвертый: фильтр знаний

Итак, вы пустили в дело практический материал, поступивший в NewsFox и рассортированный по списку типичных задач. После выполнения задачи безжалостно удалите из NewsFox относящиеся к ней сообщения. Однако некоторые избранные тексты вам наверняка захочется сохранить: например, статью с фундаментальным описанием структуры вашего рынка и его ключевых игроков, электронную книгу одного из гуру менеджмента, подборку дельных советов по безопасности бизнеса и т.д. В общем, речь о текстах, которые вы регулярно переосмысливаете, цитируете, используете в работе и т.д. Очень удобный вариант для хранения этой «финишной» информационной базы – изящное, многофункциональное и очень популярное среди пользователей браузера Firefox расширение Scrapbook. Для описания всех его возможностей понадобилась бы отдельная статья. Достаточно сказать, что в древовидную структуру боковой панели Sсrapbook вы можете «перетаскивать» не только отдельные веб-страницы или их фрагменты, но и многостраничные электронные книги и целые сайты.

Напомню также, что вам нужно создать в Scrapbook точно такую же структуру папок, которую вы сформировали в Google Reader на втором шаге (в нашем примере это будут папки: «Менеджмент», «Маркетинг», «Финансы», «Персонал», «Логистика», «Производство»). Одним этим ходом вы получите гигантскую экономию сил, поскольку вам не придется держать в голове и разрываться между двумя тематическими информационными стратегиями.

И отбирайте для Scrapbook только самую ценную информацию, без которой не можете обойтись, которую боитесь потерять (кстати, навыки отбора информации для «эталонной», финишной базы помогут повысить и качество тематического отбора в Google Reader).
Наверное, на консалтинговых сайтах вам не раз встречались фразы типа: «информация – это еще не знание», «информацию еще нужно превратить в знание». Новость, прошедшая в нашей схеме путь от Google Reader до Scrapbook – и есть информация, превращенная в знание.

Шаг пятый: фильтр фактов

Наверное, у внимательного читателя уже созрел вопрос: «Как же так? Ведь добытая информация используется не только в пятерке-десятке типичных задач, но и в разнообразных текущих проектах, которые постоянно открываются и закрываются. А в статье ничего не говорится об управлении информационной базой для таких проектов».
Дело в том, что для «текучки» и не нужно создавать отдельную базу. Проект – задача, ограниченная во времени, для поддержки которой не требуется постоянных рубрик – достаточно временной информационной структуры, подборки аргументов, фактов, цитат и т.п.

Для этой цели отлично подходит расширение Wired-Marker. В боковой панели этого расширения вы увидите десяток цветных папок, соответствующих десяти цветным маркерам (можно создавать сколько угодно таких наборов папок). Wired-Marker работает поверх всех ваших информационных источников и баз. Иными словами, когда вы читаете какой-либо текст (не важно, где: на обычной веб-странице, в Google Reader, NewsFox или Scrapbook) – вы можете пометить цитату, факт, описание одним из цветных маркеров. При повторном посещении этого документа вы вновь увидите свои пометки. Да, это очень эффектно и удобно в работе: заглянуть на сайт в интернете и увидеть на нем свои старые пометки, сделанные разноцветными маркерами. По умолчанию их будете видеть только вы – и только с компьютера, на котором и делали эти пометки. Но при желании вы можете сформировать специальную ссылку с маркированными фрагментами – и переслать ее своему коллеге или деловому партнеру.

Однако главная «фишка» Wired-Marker – в другом: в боковой панели этого расширения вы можете как угодно перетаскивать промаркированные текстовые фрагменты между папками-маркерами и их подборками (при этом будет автоматически изменяться фоновый цвет фрагмента!). То есть вы можете выстроить отобранные цитаты в нужной вам логической, сюжетной последовательности, а затем, переведя расширение в специальный режим просмотра, – увидеть всю подборку целиком. При необходимости вы можете в любой момент вернуться к совершенствованию ее структуры, меняя последовательность фрагментов. И, наконец, скопировать готовую подборку в текстовый редактор для финальной обработки.

По большому счету, Wired-Marker позволяет извлекать факты и цитаты из многомерной информационной среды (т.е. как из близких, так и из совершенно далеких по тематике сообщений) – и временно «переподчинять» их интересам конкретного проекта. Читая в браузере тексты с одной целью (например, чтобы пополнить или очистить одну из трех своих информационных баз), вы можете попутно реализовать несколько других целей. Как? Очень просто: отправляйте одним «мазком» маркера найденные ценные фрагменты в соответствующие папки Wired-Marker, в которых хранятся заготовки ваших нынешних и будущих статей, отчетов, презентаций, лекций, писем, вспомогательных материалов и т.д. А как только завершится конкретный проект, папку с соответствующей подборкой вы можете безжалостно удалить. Чтобы с разгруженным архивом и свежей головой уйти в новые проекты.

Последний совет

Без сожалений избавляйтесь от потерявшей актуальность информации. Например, тематические теги Google Reader я предлагаю не чистить вообще – это ваш архив. «Бирки» NewsFox можно проверять, например, раз в месяц, «сокровищницу» Scrapbook – раз в полгода, а задачи Wired-Marker – удалять сразу после выполнения.

Предложение для программистов

У меня есть идея расширения для Firefox, включающего вышеописанные подходы, а также еще одну уникальную функцию, в которой давно нуждаются пользователи. Если вы готовы взяться за разработку такого расширения и поддерживать обновление его версий при смене версий Firefox – пишите мне через почтовую форму на странице «Обратная связь».





Спасибо всем, кто добавляет мои посты в "Фейсбук"!



...и поднимает их в поиске Gооgle с помощью кнопки "+1"!